Informatiebijeenkomst Digitale Bibliotheek

Hoe blijven we als bibliotheken relevant? Hoe zorgen we ervoor dat we in mei 2018 voldoen aan de nieuwe privacywetgeving? Hoe ziet de nieuwe IBL-voorziening eruit? Welke ontwikkelingen zijn er rond de WaaS? Wat kost een gemiddeld bibliotheekbezoek? Hoe ziet de werkplaats van de 21e eeuw eruit? Tijdens de informatiebijeenkomst ‘Digitale Diensten’ op 14 september j.l. reikten diverse gastsprekers een veelheid aan informatie en praktijkcases aan.

‘Digitale diensten zijn onmisbaar om relevant te kunnen blijven’ (Peter van Eijk, directeur-bestuurder BiSC / bestuurder BCI)

“Om als bibliotheek relevant te blijven – en dat is een gedeelde opgave! – zijn digitale diensten onmisbaar”, stelde Peter van Eijk. “We lenen niet alleen maar boeken uit, maar zijn ook volop bezig met het vergroten van digitale vaardigheden. In ons land zijn twee miljoen mensen niet taal- en/of digitaal vaardig. Dat bibliotheken hier iets mee kunnen, is helder. Wij willen dat iedereen mee doet.”
 
> bekijk het filmpje dat Peter ter illustratie toonde
 
Peter van Eijk verbond direct een waarschuwing aan zijn constatering: “Het minder goede nieuws is dat het bedrijfsmatig moeilijk te organiseren is. Wat is het verdienmodel?” Hij haalde in zijn betoog een passage aan uit het boek ‘Twintig jaar bibliotheekvernieuwing’ (2015, Wim Keizer): “De grootste inkomstenbron voor bibliotheken was de gemeentelijke subsidie. Het is logisch dat daar veel op werd gefocust, maar het is belangrijk verder te kijken. We móeten echt naar een samenwerking op gebied van ICT. Wij zijn voorstander van een landelijk systeem. Een goed functionerend ILS gaat niet vanzelf, het is belangrijk om een shared system te combineren met een goed CRM-systeem. Samen nadenken over onze relevantie en over nieuwe toepassingen is al met al een geweldig interessante, maar complexe opgave.”
 
Aan de hand van businessmodel Canvas zette Peter op rij wat de 9 belangrijkste aandachtpunten zijn voor bibliotheken: Breng in kaart wie je klanten en je ketenpartners zijn, hoe is de klantrelatie, wat zijn de kernactiviteiten, waardeproposities, kanalen en middelen, kosten en opbrengsten.

Peter sloot af met een uitnodiging: op dinsdagmiddag 7 november organiseert BCI van 15.30 tot 17.00 uur een MT-seminar voor directies, managers en IT-specialisten in Brabant en Limburg in ‘Antje van de Statie te Weert. De officiële uitnodiging volgt; houd deze middag alvast vrij.

‘WaaS wordt doorontwikkeld; Mijn Bibliotheek is bijna klaar’ (Bertil Voogd, accountmanager Koninklijke Bibliotheek)

Bertil Voogd nam alle (landelijke) digitale ontwikkelingen in vogelvlucht door:

• NBC+ (Nationale Bibliotheekcatalogus)

De aquabrowser gaat per 1 november aanstaande uit, deze heeft zijn doel verloren. Dit hangt ook samen met de uitfasering van VDX, die om meerdere redenen al tijden niet meer is doorontwikkeld. Per 1 januari 2019 (verwachte opleverdatum) zal een nieuwe oplossing beschikbaar komen.
Uitgangspunt van de nieuwe IBL-voorziening is dat het ‘lean & mean’ is. “De aansluiting op NBC+ is wel noodzakelijk, maak er gebruik van”, zo tipte Bertil Voogd. De IBL start vanuit de lokale titeldetailpagina en is opgebouwd volgens een gelaagd model: lokaal > multi-tenant ILS > provinciaal > landelijk. Het lokale systeem moet óf reserveren óf de aanvraag uitzetten, aldus Bertil. Waarop van deelnemers aan de bijeenkomst direct de vraag kwam wat te doen als een klant een boek vindt via het landelijke systeem? Bertil: “In dat geval wordt de klant direct dooverwezen naar het lokaal systeem. Het merendeel van de gebruikers begint echter lokaal. Zorg daarom voor een landelijke aansluiting in je ILS.” Cijfers lieten zien dat de Brabantse bibliotheken hier al iets beter op anticiperen dan de Limburgse bibliotheken (zie sheet in onderstaande presentatie).

• WaaS / Mijn Bibliotheek

In Noord-Brabant heeft de helft van de bibliotheken een ‘WaaS-site’; in Limburg driekwart van de bibliotheken. Binnen de KB is een team geformeerd dat zich volledig focust op de doorontwikkeling van de WaaS, aldus Bertil. “We verwachten daardoor een versnelling in de oplevering van nieuwe producten. De ontvlechting van bibliotheek.nl is klaar. Ook zijn diverse kant-en-klare producten beschikbaar in de WaaS, zoals banners van het CPNB. Aandachtspunten zijn onder meer het verbeteren van de redactieomgeving en het selecteren uit de NBC of eigen bibliotheekcollectie. Het ontwikkelen van WaaS communities is uitgebreid onderzocht, maar dat project is stopgezet, omdat het moeilijk te beveiligen bleek.”
Mijn Bibliotheek zal in Q3 2017 gereed komen; de klant kan dan bijvoorbeeld zijn persoonlijke boekenkast inzien. Bertil: “Bij de start zal ‘Mijn Bibliotheek’ nog niet zoveel functionaliteiten bieden, maar dat wordt gaandeweg uitgebreid. Ook willen we de klantgegevens van alle tools – zoals de Vakantiebieb – naar onze eigen omgeving migreren. Bij de ontwikkeling van Mijn Bibliotheek hebben we vanzelfsprekend getoetst of alles voldoet aan de nieuwe privacywetgeving.”

• Datawarehouse

Tijdens de bijeenkomst Digitale Diensten in oktober 2016 werd uitvoerig stilgestaan bij de achtergronden van Datawarehouse. Inmiddels is het project – na een valse start – gereed. Het levert bibliotheken tal van voordelen op, zo lichtte Bertil toe. “Naast onder meer een tijdsbesparing – doordat je niet alle gegevens zelf hoeft te verzamelen – kun je ook je voordeel doen met benchmarks. Op dit moment leveren 84 bibliotheken wel; 69 niet. De KB streeft ernaar om in 2018 tot 100% levering te komen, zodat we de gebruikscijfers ook kunnen teruggeven. De KB heeft het aanleverproces gewijzigd en verbeterd. Zo is de mogelijkheid gerealiseerd om geen persoonsgegevens meer mee te leveren.”
Er ontspon zich een discussie aan de hand van een veelkomende situatie: “Jeugd die massaal e-books leent, wordt lokaal uitgeschreven, omdat ze inactief blijven. Het zou mooi zijn als wij kunnen ‘aanvinken’ dat ze e-books lenen. Zij denken immers dat ze bij onze lokale bibliotheek lenen! De lokale en digitale bibliotheek moeten toch één zijn?” Bertil Voogd kon geen oplossing aanreiken voor dit specifieke voorbeeld maar zegde toe dat hij deze vraag intern verder zou laten onderzoeken. “Het is goed om te zien dat dergelijke vraagstukken rond privacy op de kaart staan bij lokale bibliotheken.”

• MetdeKB

In mei/juni 2017 is een enquête gehouden. Conclusie: de meeste bibliotheken maken gebruik van MetdeKB, maar geven aan dat de structuur en vindbaarheid beter moet. In Q4 2017 zal een aangepaste opzet worden gelanceerd.

• Landelijk Shared Bibliotheeksysteem

Bertil Voogd: “We gaan door met het LSB als ten minste 90% van alle bibliotheken meedoen, die gezamenlijk meer dan 70% van de bevolking vertegenwoordigen en gebruikmaken van ten minste 4 van de 5 soorten bibliotheeksystemen.“ Waarop direct de vraag kwam of een bibliotheek zich wel moet aanmelden als niet duidelijk is hoe wordt omgegaan met de kosten. Is er geen mogelijkheid om te kiezen voor het grootste systeem, waarop de rest vervolgens instapt?” Bertil legde uit dat er een aanbesteding zou volgen, met als einddoel de selectie van de beste leverancier tegen een aantrekkelijke prijs. Hij stelde: “De noodzaak van een landelijk bibliotheeksysteem is evident! Benut de kracht van het netwerk.”

> Bekijk hier de presentatie van Bertil Voogd

‘Er is veel potentieel; de werkplekcapaciteit wordt niet volledig benut’ (Saskia von der Fuhr, onderzoeker bij Cubiss)

Saskia von der Fuhr voerde onderzoek uit naar de werkplekken in de Limburgse bibliotheken. Doel was om na te gaan of de bestaande publieksfaciliteiten aansluiten bij de veranderende behoeften van bibliotheekgebruikers. Er is een gedetailleerde inventarisatie gemaakt van aanwezige voorzieningen. De belangrijkste conclusies die Saskia deelde:

• veel werkplekcapaciteit is nog onbenut
• er is behoefte aan het moderniseren van werkplekken
• er is behoefte aan het uitbreiden / professionaliseren van faciliteiten voor specifieke doelgroepen

> Bekijk hier alle uitkomsten en conclusies in de presentatie van Saskia von der Fuhr

‘Digitaal is de sleutel om klantrelatie te kunnen vormgeven’ (Ronald Huizer, programmamanager innovatie BiSC)

‘Wie is de meest waardevolle bezoeker van jouw bibliotheek? En wat kost een gemiddeld bibliotheekbezoek?’, vroeg Ronald Huizer zich hardop af. Het zijn vragen die gesteld (moeten) worden in de snel veranderende bibliotheekomgeving. De bibliotheek positioneert zich als maatschappelijk-educatieve bibliotheek (MEB) en neemt ook steeds meer de functie in van leer- en werkomgeving. Dat vraagt om (aandacht voor) werkplekken, huiswerkbegeleiding, MOOC’s, etc. En ook om aandacht voor onder meer privacy en digitale veiligheid, een gezonde balans tussen kosten en opbrengsten en de maatschappelijke waarde van activiteiten, aldus Ronald. Maar bovenal staat de klant centraal in de werkplaats van de 21e eeuw.
 
Ronald verwees naar hetzelfde Canvas-model als Peter van Eijk (zie hierboven) en zoomde vervolgens in op innovatie, door verslag te doen van een innovatieproject door TU Delft. Masterstudenten Industrial Design ontwikkelden allerlei oplossingen voor werkplekken. Dat resulteerde in onder meer een tafelblad met een geïntegreerde, beveiligde opbergplek voor je laptop (zodat je met een gerust hart even weg kunt lopen van je openbare werkplek), een bureaustoel die middels het opkleuren van licht aangeeft of degene die in de stoel zit, aangesproken wil worden of juist niet. Fysieke en digitale diensten worden met elkaar verbonden; we gaan naar een integrale klantinterface.
 
Moraal van Ronald’s verhaal: bouw aan je (klant)relaties en nodig gebruikers en professionals uit om mee te denken over de klantreis. Digitale dienstverlening is een belangrijke sleutel om de klantrelatie te kunnen vormgeven.

> Bekijk hier de presentatie van Ronald Huizer

 ‘Iedereen die toegang heeft tot systemen, kan een datalek veroorzaken’ (Jean Paul van Schoonhoven, directeur Legal2Practice en Chief Privacy Officer PostNL)

“Alles wat indirect te herleiden is tot een persoon, is data. Of je nu inlogt op WiFi of in je lease-auto rijdt terwijl deze continu informatie (2 terabyte per dag!) over je verzamelt: álles is data. We laten een kruimelspoor achter. Pas wanneer een organisatie bewijst dat alle data zijn geanonimiseerd, zijn het geen persoonsgegevens meer.” Jean Paul van Schoonhoven had direct ieders aandacht met zijn stelling, waarna hij inzoomde op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van kracht wordt.
 
“Alle organisaties moeten aantoonbaar aan de AVG voldoen; we moeten te allen tijde aantonen dat we risico’s kennen én beheersen. Daar komt veel kijken. In 10 stappen naar de AVG klinkt leuk, maar de realiteit is anders”, zo waarschuwde hij. Risico’s zijn er bovendien te over, aldus Jean Paul. “We hebben zóveel data! En hoe meer je bewaart, hoe meer je kunt lekken. Bovendien: iedereen die toegang heeft tot de systemen in een organisatie, kan een datalek veroorzaken. Kortom, het gaat mis voordat je het weet.”
 
Wat te doen? Jean Paul tipte in hoofdlijnen: “Minimaliseer de hoeveelheid data en beveilig data passend. Anonimiseer, pseudonimiseer, encrypt. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) moet hierop toezien, dus die moet je als publieke instantie aanstellen. Je mag overigens ook als groep een FG benoemen. Uiteindelijk gaat het om een fundamentele verandering in de hele organisatie, zowel in de systemen als in ieders gedrag.”

> Bekijk hier de presentatie van Jean Paul van Schoonhoven

Vragen?

Heb je vragen over de onderwerpen die tijdens de informatiebijeenkomst Digitale Bibliotheek aan de orde kwamen? Neem dan contact op met Fried Maas, adviseur ICT bij Cubiss, via f.maas@cubiss.nl of 06 22 33 10 45.