Certificering Digi-Taalhuis: een leerzaam traject

CultuurPunt Altena heeft maar liefst een 9,3 behaald voor de certificering van hun Digi-Taalhuis. We spraken erover met Marieke Vos (coördinator educatie) en Barbera Branderhorst (procesmanager) van CultuurPunt Altena.  Ze delen graag hun tips en ervaringen met ons. 

Interview met Marieke Vos (coördinator educatie) en Barbera Branderhorst (procesmanager) bij CultuurPunt Altena over certificering van het Digi-Taalhuis.
CultuurPunt Altena heeft tegelijkertijd de certificering van de bibliotheek en cultuur opgepakt, in dit artikel richten we ons vooral op de certificering van het Digi-Taalhuis.

Hoe is het proces verlopen? 

Barbera vertelt: “Toen ik hoorde van de certificering heb ik de certificeringswebsite bekeken. Marian van der Wal (directeur), Marieke en ik hebben als eerste de test ingevuld om te zien of we klaar zijn voor de audit. Onze eerste conclusie was: er zijn nog wat punten op de i nodig, maar we durven de audit aan.”

Barbera heeft vervolgens een actieplan opgesteld, gebaseerd op het certificeringskader waar ook de normen in opgenomen zijn. In het actieplan zijn alle taken opgenomen, wie daar verantwoordelijk voor was, met deadlines. Per taak kon Barbera het percentage aangeven waarin een taak gereed was. Zo hielden de invullers én Barbera het overzicht.

“We hebben eerst een sessies gepland met het MTplus: wat is de huidige stand van zaken, wat hebben we al gedaan en welke documenten zijn beschikbaar. Tijdens de gesprekken zagen we ook wat nog niet helemaal gelukt was. Maar dat is niet erg, het zou juist gek zijn als alles al in orde is, in een omgeving die voortdurend in beweging en ontwikkeling (maatschappelijke bibliotheek) is.”
“Vervolgens bepaal je waar je risico’s zitten, wat moet je nog op orde brengen, wat moet je aantonen tijdens de certificering. Laat vooral de ontwikkeling zien, waar je naartoe wilt en wat je moet doen om dat te realiseren. Daarna ben ik in gesprek gegaan met de coördinatoren.”

Marieke: “Wij leverden de informatie over het plaatje van de afgelopen 4 jaar aan en waar we naartoe willen. Barbera keek of we op de goede weg waren.”

Barbera heeft voor het invullen van de test een webinar gevolgd rondom certificering. “Ik kreeg als tip dat je er je eigen verhaal van moet maken; een op zichzelf staand verhaal waar de kern goed in verwoord is. We hebben er echt een paar dagen over gedaan om het scherp te krijgen en het kernachtig in Zenya te zetten; niet verzanden in details, maar ook niet te hoog over.”

Welke partners waren allemaal betrokken bij de certificering?

“Voor de certificering van het Digi-Taalhuis hebben de auditoren gesproken met de wethouder, een beleidsmedewerker, ROC Da Vinci en een afvaardiging van de vrijwilligers Digi-Taalhuis. Er was ook een informeel contactmoment met taalvrijwilligers, taalvragers en vrijwilligers van SeniorWeb.”

Was het een pre dat jullie het traject hebben gecombineerd met de certificering van de bibliotheek zelf?

“Het zijn echt twee aparte trajecten. Er zit wel enige overlap in, maar qua tijd levert het je nauwelijks winst op. Het gaat veel meer om de mindset: we gaan er nu voor en we trekken toch al alle registers open. Dan hebben we het maar gehad. In die zin is het beter om het te combineren.”

Jullie hebben een 9,3 behaald voor de certificering van jullie Digi-Taalhuis. Wat is jullie succesfactor?

Marieke: “Positieve punten zijn dat we van een pionierspositie gekomen zijn en nu staan we er! We hebben veel activiteiten ondernomen. De basis is op orde. Er is een goed netwerk met potentie. De kracht van het netwerk zit vooral in de persoonlijke contacten.”
“Voor mezelf zag ik het als een meetmoment: hoever staan we met het Digi-Taalhuis. Ik was echt verrast door het mooie cijfer. Daar zijn we dan ook erg trots op!”

Hebben jullie een reactie van de gemeente ontvangen?

“Onze directeur heeft de resultaten zeker gedeeld. De gemeente is tenslotte onze opdrachtgever. We kregen een mooie bos bloemen!”

Wat hebben jullie geleerd van het proces?

Marieke: “Dat een procesmanager en een actieplan heel waardevol zijn. Het was best een hoeveelheid werk, maar dankzij het actieplan was het te overzien, ik wist waar ik aan toe was en kon me daar op focussen.”

Barbera: “We spraken de deadlines en tussentijdse toetsmomenten af in goed overleg. Belangrijk is ook dat je elkaars documenten kritisch tegenleest, zelf vergeet je nog wel eens wat je allemaal hebt gedaan.”

Marieke: “Het Digi-Taalhuis was voor mij best even een zoektocht bij de start in mijn functie, nu weet ik dat ik meer op weg ben dan ik vooraf dacht. De certificering werkte echt bevestigend.”

Wat zijn aandachtspunten/verbeterpunten waar jullie mee aan de slag gaan naar aanleiding van de certificering? 

Marieke: “Voor het Digi-Taalhuis is dat vooral het bereik van de NT1-doelgroep. Ook moeten we meer toeleiders benaderen. Eén verbeterpunt stond al op onze lijst: meer bewustwording creëren rondom laaggeletterdheid bij organisaties en bij de inwoners van de gemeente. Wat is laaggeletterdheid, wat doet het met mensen, wat zijn de gevolgen en hoe wijs je mensen de weg. In het rapport stond ook dat onze overeenkomsten te bilateraal zijn ingesteld. Het netwerk krijgt of voelt te weinig verantwoordelijkheid voor dit onderwerp terwijl je er echt met z’n allen voor moet gaan. We moeten dit niet als enige willen oplossen.”

Welke tips kunnen jullie andere DigiTaalhuizen meegeven?

Barbera en Marieke lachen, “ga er maar goed voor zitten”:

• Als je de twee certificeringen kunt samenvoegen, doen! Dan ben je er lekker vanaf.
• Ga vooraf met elkaar in gesprek, dan krijg je snel een compleet overzicht van beschikbare documenten.
• Begin met de test om te zien of je klaar bent voor een audit en ga serieus met die checklist aan de slag. Zorg dat je grotendeels ja kunt beantwoorden. Zo niet, dan moet je eerst orde op zaken stellen voordat je de audit aanvraagt.
• Zorg voor een procesmanager, iemand die het certificeringsproces begeleidt.
• Begin op tijd! Zorg dat je – ruim voordat de auditoren komen - klaar bent zodat je nog bij kunt stellen als dat nodig blijkt te zijn. Voorkom stress door ruim te plannen.
• De opdracht certificering is heel groot: breek het in stukjes, maak het behapbaar voor de medewerkers. Verdeel de taken en zet daar deadlines bij.
• Zie je hiaten in de huidige manier van werken en zijn ze snel te veranderen, pak ze gelijk op. Als iets nog niet werkt voor jouw organisatie, laat het dan nog even liggen. Laat wel zien dat je het onderkend hebt en vertel het eerlijke verhaal.
• Staan er toevallig al zaken op de planning, trek die naar voren. Je kunt dan meteen toetsen of het in orde is.
• Stel kritische vragen aan elkaar.
• Zeg waar het op staat. Ga niets verbergen en doe je ook niet mooier voor. Laat zien waar je staat en noem ook wat (nog) niet helemaal goed is.
• Lees de zeven certificeringsnormen op website. Vooral de voorbeelden van documenten die per norm worden genoemd hebben geholpen, het is anders best hoog over.
• Kijk voor privacy naar het document in 10 stappen naar een privacy-proof Taalhuis van ProBiblio.
• En hou het gas erop, blijf ermee bezig, laat het niet een maandje liggen. Zorg voor continuïteit.

Actieplan

Bekijk hier het actieplan.

Tijdspad

Februari 2021: treffen van voorbereidingen, inlezen
Maart - juni: Stukken certificering Bibliotheek én Digi- Taalhuis ophalen
Half juli – zelfevaluatie invullen
Juli – indienen
Oktober – audit
Februari 2022 : het certificeringsbordje is binnen, binnenkort wordt het breed gevierd.