VIB-dag: tips en inspiratie om (beter) met vrijwilligers samen te werkenBieblab-brabant.png

De VIB-dag op 26 mei was een initiatief van Cubiss, dat binnen het innovatieprogramma Bieb Lab Brabant nadrukkelijk stilstaat bij de rol en waarde van vrijwilligers in het bibliotheekwerk. Projectleider Marieke Hezemans en de adviseurs Lonneke Jans en Fredrik Theuwis van Cubiss stelden een divers en dynamisch programma samen. Lezingen werden afgewisseld met workshops; tijdens ‘speeddates’ deelden specialisten hun ervaringen uit de praktijk. Een verslag van een inspirerende bijeenkomst; de vrijwilliger stond écht in beeld!

 

De VIB-sprekers

  • Gijs Bernard - poppodium 013: 300 vrijwilligers en 30 beroepskrachten

IMG_2476.jpgDe VIB-dag vond plaats in poppodium 013, hartje Tilburg. Gijs Bernard, hospitality manager en coördinator vrijwilligers bij 013 vertelde hoe het poppodium al vele jaren succesvol samenwerkt met maar liefst 300 vrijwilligers, naast een betaalde crew van zo’n 30 mensen. “Het is een bewuste keuze om met zoveel vrijwilligers te werken. Wij zijn het enige grote poppodium in Nederland die dat op deze wijze doet”, aldus Gijs.

Daags voor de VIB-dag deed 013 een oproep op Facebook: vrijwilligers gezocht voor het Woo Hah!-festival. Het leverde maar liefst 120 reacties op; jaloersmakend voor vele VIB-deelnemers. Gijs kijkt er echter niet van op: ‘Het festival is uitverkocht, veel aanmelders zien dit als kans om er toch bij te zijn.’ Daarmee raakt Gijs een belangrijke motivatie; de liefde voor muziek en het bij kunnen wonen van veel shows is voor veel vrijwilligers dé reden om bij 013 aan de slag te gaan. ‘Het applaus voor een artiest voelt voor vrijwilligers vaak als applaus voor hun werk.’

Als Gijs vertelt over hoe 013 communiceert met zó’n grote groep vrijwilligers, komen veel smartphones tevoorschijn om foto’s te maken – daar willen de VIB-deelnemers graag meer over weten. ‘Een maandelijkse meeting, op de showavond een briefing vooraf en achteraf, een besloten Facebook-groep, een jaarlijkse borrel, gezamenlijk aan de slag op Pinkpop en Lowlands én een eigen Helden-site’, somt Gijs op. Want 013 noemt zijn vrijwilligers ‘Helden’.

Vrijwilligers, die noemen wij Helden
Gijs Bernard, 013

 

Download hier de facts & tips van Gijs Bernard, 013

  • Erwin Witteveen: ‘Begint eer u bezint’

IMG_2479.jpgDat is een doordenker… luidt het gezegde niet nét anders? Erwin Witteveen (co-auteur van Easycratie (2010) en Nooit Af (2015)) brengt het advies echter met volle overtuiging. Hij stelt dat de tijd van lang voorbereiden, nadenken en vervolgens uitgebreid checken en nog eens checken definitief achter ons ligt. ‘Die manier van werken werkt niet meer. De snelheid waarmee dingen veranderen staat dat niet toe. We kunnen niet meer toewerken naar het moment dat iets ‘af’ is, want het is nóóit af! Vandaar het advies: begint eer je bezint.’

Erwin schetst vier megatrends. Een daarvan is dat overvloed maakt dat veel (kostbare) zaken (‘energie? hoogwaardig Harvard-onderwijs?’) in de toekomst mogelijk goedkoop of zelfs gratis worden. ‘Dat zal onze wereld op zijn kop zetten. Neem de trend dat mensen gratis hun boeken delen in private little libraries. Dat betekent natuurlijk iets voor de bieb die 100 meter verderop is gevestigd.’

Download hier de beeldende presentatie van Erwin Witteveen

 

  • Daniëlle Dietz: ‘Start with storymaking!’

IMG_2518.jpg‘Dit is mijn fiets. Hij werd opgevist uit een gracht en opgeknapt. Ik ben er trots op en vertel er iedereen over.’ Daniëlle opent haar lezing met een verhaal uit de praktijk, om duidelijk te maken wat storytelling inhoudt en kan betekenen. Ze stelt: ‘Verhalen en metaforen activeren ons, prikkelen de nieuwsgierigheid, laten het brein zoeken naar betekenis en kunnen ons in beweging zetten. Storytelling is een natuurlijke vorm van communicatie. Je kunt het gebruiken om een community te bouwen. Als je vrijwilligers eigenaarschap geeft en behandelt als ambassadeurs, geeft dat hun verhalen betekenis. Het creëert betrokkenheid.’

Tip van Daniëlle: ‘Start with storymaking! Bedenk welk verhaal je zichtbaar wilt maken en geef je community hierin de leiding.’

Download hier de presentatie van Daniëlle Dietz

 

De VIB-workshops

  • Wat wel en niet werkt, aldus Michaëla Merkus

IMG_2482.jpg‘Vrijwilligers vóelen het als je als organisatie zoekt naar een reden om met vrijwilligers te werken! Ben je daarvan bewust.’ Michaëla Merkus (senior-adviseur Participatie en actief Burgerschap van Movisie) liet de deelnemers aan haar sessie zien wat werkt in de samenwerking met vrijwilligers – ‘goede communicatie met stip op 1’ – en ook waar mogelijke knelpunten liggen – bureaucratie en het overvragen van vrijwilligers, bijvoorbeeld.

‘Wat we vandaag kunnen leren van Poppodium 013 is dat je mensen kunt binden, als je weet waar ze van houden. Houden ze van lezen, dan kun je ze daarmee binden. Dat noemen we ook wel een ruil-relatie. Realiseer je wel dat de beloning per persoon anders is én ook kan veranderen. Blijf daarom checken of de beloning nog steeds voldoet.’

Michaëla adviseert iedere organisatie die met vrijwilligers werkt om het WIFA-model toe te passen:

  • Waarderen: waarde en respect over en weer
  • Informeren: over zaken die ertoe doen
  • Faciliteren: van randvoorwaarden en kennis
  • Afstemmen: wat wel en niet mag. Vraag om feedback en evalueer!

Download hier de presentatie van Michaëla Merkus

 

 

  • VIB-scan met Lonneke Jans

IMG_2533.jpgLonneke Jans (adviseur bij Cubiss en ‘kartrekker’ van het thema vrijwilligers binnen Bieb Lab Brabant) nam deelnemers in twee sessies mee door de VIB-scan. Hoe staan de deelnemers ervoor? Er passeerden diverse thema’s, variërend van praktische zaken tot processen met betrekking tot werving en aansturing. Ook werkverdringing kwam aan bod. Lonneke: ‘Het is belangrijk is dat je als organisatie de vraag stelt ‘Waarom werken we samen met vrijwilligers? Wat is het doel daarvan?’ Een doel dat uitsluitend gedreven is door financiële motieven - werken met vrijwilligers is goedkoper - is te beperkt. Het kan immers óók gaan om de maatschappelijke functie die de bibliotheek heeft en om de lokale verankering en de organisatie als netwerk. Bij het (samen)werken met vrijwilligers adviseren we organisaties om eerst te duiden welk type vrijwilliger je nodig hebt en waarom. Elk type vrijwilliger vraagt namelijk om een andere benadering en om andere keuzes, bijvoorbeeld met betrekking tot de werving.’

 

  • Frederik Theuwis: ‘hoe aantrekkelijk ben je voor vrijwilligers?’

IMG_2557.jpgFrederik Theuwis (adviseur Breda Actief) was dagvoorzitter en verzorgde een workshop waarin hij de rollen omdraaide, door de deelnemers vragen voor te leggen en een dialoog aan te gaan. Rode draad: Ben je aantrekkelijk genoeg om vrijwilligers aan je te binden?

‘Hoe ontwikkel je een goed vrijwilligersbeleid?’ wilden deelnemers van Frederik weten. ‘Beleid moet geen verantwoording worden over waarom je met vrijwilligers werkt; het moet een duidelijke visie zijn’, aldus Frederik. ‘Realiseer je dat de motivatie van vrijwilligers zeer verschillend kan zijn. De een heeft een intrinsieke motivatie – kennis opdoen of liefde voor boeken. De ander wordt vrijwilliger vanuit een extrinsieke motivatie – sociale contacten, netwerken, op zoek naar een betaalde baan.’

Ook het spanningsveld tussen betaalde en onbetaalde krachten kwam ter sprake. ‘Een veelgehoord knelpunt. Het kan soms moeilijk zijn om dit uit te leggen’, beaamt Frederik. ‘Maar wanneer je je keuzes vanuit een authentieke visie toelicht, klopt je verhaal. Dan hoeven mensen het er overigens nog niet altijd mee eens te zijn.’

Advies van Frederik aan iedereen die met vrijwilligers werkt: ‘Blijf om feedback vragen. Veel vrijwilligers vinden het wel best wat ze doen, waardoor veel kennis onbenut blijft. Stel je vrijwilliger prikkelende vragen en geef ze écht de ruimte om hun mening te ventileren.

Bekijk hier het verhaal van Frederik Theuwis

 

 

 

Zie verder:

Tijdens de ‘lummelpauze’ en de borrel gingen Sander Roovers en Anita van Leeuwen met deelnemers in gesprek.... Lees hier verder

Een korte inventarisatie onder alle VIB-deelnemers leerde dat zo’n 90% van hen zelf actief is als vrijwilliger. De één is actief bij de korfbalvereniging, de ander is collectant en voorleesvader op school....Lees hier verder

Illustrator en striptekenaar Jeroen de Leijer vertaalde alle vragen, tips en meningen naar een serie treffende illustraties, met de nodige humor. Hij sloot de VIB-dag af met een toelichting op zijn live tekeningen. Ook zijn er foto's gemaakt...Kijk hier!

 

Wil je meer informatie? Heb je ideeën? Neem contact op met Marieke Hezemans.

 

  logo's provindie en bnb.png