Secretaresse (32 u/w)

BiSC | Bunnik

Samen met een collega-secretaresse ben jij de steun en toeverlaat van directie en de manager interne dienstverlening en ondersteunt hen met alle voorkomende secretariële werkzaamheden voor in- en externe klanten. In de dagelijkse praktijk zorg jij dat iedereen zich helemaal op het werk kan richten, door:

  • telefoon- en mailverkeer af te handelen en mailingen te verzorgen;
  • complexe agenda’s te beheren;
  • documenten in de juiste lay-out te zetten;
  • facilitaire zaken te regelen;
  • het ondersteunen bij en organiseren van diverse bijeenkomsten;
  • het ondersteunen bij contractmanagement zoals het opstellen van offertes en overeenkomsten;
  • het SharePoint archief te beheren en up-to-date te houden;
  • het up-to-date houden van het B2B CRM (MS Dynamics) en gegevens te verwerken.

Daarnaast heb je een interne ambassadeursfunctie voor Office 365 en MS Dynamics, los je ad hoc vragen op en houd je jouw kennis dusdanig up-to-date dat jij jouw collega’s kunt adviseren in het slimme gebruik van de tools. Jij signaleert problemen die zich voordoen in de dagelijkse gang van zaken en durft op zoek te gaan naar oplossingen.

Jij bent een collega met een aanstekelijke gedrevenheid, het vak van secretaresse kent geen geheimen voor jou en je bent in staat de functie zelf verder vorm te geven!

Jij hebt

  • minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner;
  • een afgeronde secretaresseopleiding;
  • uitstekende kennis van Office 365, SharePoint;
  • ervaring met B2B CRM (bij voorkeur MS Dynamics).

De persoonskenmerken zelfstandig, dienstverlenend, zorgvuldig, resultaatgericht, klantgericht zijn jou op het lijf geschreven. Daarnaast is goede prioriteiten stellen je tweede natuur, ben je communicatief sterk en weet je ook in stressvolle situaties de rust te bewaren.

Wij bieden

  • Een salaris in schaal 6 of 7 cao Openbare Bibliotheken (inschaling indicatief, afhankelijk van ervaring min. € 2.107,- en max. € 3.162,- bij 36 uur p.w.);
  • Flexibele werktijden en een werkplek in ons pand in Bunnik. Ook thuiswerken (1 á 2 dagen in de week) behoort tot de mogelijkheden;
  • Een reiskostenvergoeding voor de kilometers die je reist naar Bunnik en de vestigingsplaatsen van onze opdrachtgevers;
  • Een contract voor de duur van een jaar waarbij doorgroei naar een vast dienstverband mogelijk is;
  • Een eindejaarsuitkering (3,25% van het bruto jaar salaris), Pensioen: een middelloonregeling (meer info via: https://www.pob.eu/), per jaar 180 verlofuren op basis van een 36-urige werkweek;
  • Een laptop en een telefoonvergoeding;
  • BiSC biedt jou een groot netwerk en een dynamische omgeving, waarin je projectmatig met collega’s in wisselende teams samenwerkt, een open en prettige sfeer en belangrijk werk bij een maatschappelijk betrokken organisatie waar hard wordt gewerkt, maar ook informele ontmoeting op waarde wordt geschat;
  • Aandacht voor je persoonlijke en professionele ontwikkeling. We vinden het belangrijk dat je je talent kan inzetten, je kennis en ervaring kan verruimen, je verder kan ontplooien en kennis kan uitwisselen. Je collega’s helpen je daar graag bij. Je leert immers het meest op de werkvloer zelf. Waar mogelijk en gewenst, wordt er geïnvesteerd in opleidingen of trainingen.
 
Waar ga je werken

BiSC is de Provinciale Ondersteunings Instelling voor bibliotheken in de provincie Utrecht en gevestigd in Bunnik. BiSC is een dynamische organisatie die samen met de bibliotheken in Utrecht een bijdrage levert aan de (zelf)ontplooiing van mensen en organisaties.

Bibliotheken streven ernaar om inwoners vaardiger, slimmer en creatiever te maken, zodat zij betekenisvol kunnen blijven meedoen in de samenleving. Om alle voorzieningen van de bibliotheek toegankelijker te maken voor meer inwoners, vernieuwt de bibliotheek zich. De dienstverlening wordt verder aangepast aan de eisen van de tijd en BiSC helpt bij deze transitie.

Laten we kennismaken!

Zie jij deze uitdaging helemaal zitten en wil je er nog meer over weten? Dan kun je informatie inwinnen bij: Marion Hoogendoorn, Manager Interne Dienstverlening, via 06 53672534

Ben je enthousiast over de vacature en herken je jezelf in het profiel? Waar wacht je nog op? Reageer hier vóór 13 juni 2021!

De eerste gesprekken vinden plaats op 21 juni 2021.

Wij zoeken graag zelf naar geschikte kandidaten en werken niet met recruiters of bureaus voor de invulling van deze vacature.

Acquisitie naar aanleiding van onze vacatures wordt niet op prijs gesteld

Vacature eigenschappen

  • BiSC