Hoe open je een nieuwe bieblocatie?
Tips en tricks van Gideon Aarts, BiblioNu
Afgelopen jaar op 13 juni is de nieuwe vestiging van de Bibliotheek in Venray officieel geopend. Bij het openen van een nieuwe vestiging komt een heleboel kijken. Gideon Aarts was net gestart als programmaregisseur digitaal en medewerker ICT en automatisering bij BiblioNu, toen er zekerheid was dat de bieb in Venray ging verhuizen.
De nieuwe locatie van de bibliotheek in Venray bevindt zich aan het Gouden Leeuwpad 3. “In samenspraak met de gemeente, is de keuze op deze locatie gevallen”, legt Gideon uit. "We zitten in het centrum, waar we met de vorige locatie net buiten het centrum zaten. We zijn veel zichtbaarder geworden voor de inwoners van Venray en ook meer onderdeel van de samenleving. Daardoor merk je dat de drempel om de bieb binnen te stappen lager is geworden.”
Er is ook een doelgroep die de bieb nu beter weet te vinden. Naast dat dit heel fijn is, brengt dit ook nieuwe uitdagingen met zich mee. “We zien veel meer jeugd in de bibliotheek. Zij maken graag gebruik van de vergaderruimtes. Maar er werd ook van alles aan eet- en drinkwaren mee naar binnen genomen. De lege zakken chips werden tussen de banken geduwd, waardoor de ruimtes er een beetje viezig uit kwamen te zien. Daarnaast vindt de jeugd het fijner als er wat rumoer is, maar hebben de mensen die aan de leestafel zitten liever dat het stiller is. Het is lastig om een plek te zijn voor écht iedereen. Je wilt dat er geen drempel is om binnen te stappen, maar het is nog een uitdaging om iedereen deelgenoot te maken van de bieb. Maar door mensen aan te spreken op hun gedrag en te wijzen op de huisregels van de bibliotheek, zorgen we ervoor dat het een fijne plek is voor iedereen."
Naast jongeren zien ze in Venray ook steeds meer studenten en zzp’ers. “We hebben in het nieuwe pand een Leescafé gerealiseerd, met het idee om een nieuwe doelgroep aan te spreken. Hier kan je bijvoorbeeld gaan zitten werken en een lekkere kop koffie drinken."
Partners
Volgens Gideon is het bij een verhuizing belangrijk om samen te werken met de juiste partners. “Een externe partij heeft ons geholpen met het projectmanagement en dit heeft een groot verschil gemaakt. Daarnaast was het heel fijn dat ik kon overleggen met onze ICT-partner Justspark, over bijvoorbeeld wat we mee konden nemen naar de nieuwe locatie of wat beter was om te vervangen. Zo werd ons onder andere geadviseerd om de wifi-punten niet mee te nemen, maar nieuwe aan te schaffen. Het voordeel daarvan was ook dat we de wifi-punten al op voorhand gereed konden maken.”
De ‘echte’ verhuizing moest namelijk plaatsvinden in een kleine drie weken. “De boeken stonden al klaar voor de verhuizing. Die konden zo de vrachtwagen ingereden worden en met 10 minuten rijden weer uitgepakt worden op de nieuwe locatie. De medewerkers van de backoffice hadden al een kastindeling gemaakt, waardoor het verhuizen van de boeken heel gestructureerd en vlot verliep. Er heeft wel een grote saneringsslag plaatsgevonden voordat we de boeken gingen inpakken. Dit was ook wel echt nodig, want de nieuwe bieb heeft minder oppervlakte dan de oude. Dus we hebben simpel gezegd ook minder plek voor boekenkasten. Het verhuizen heeft dus ook gezorgd voor een verfrissende shifting. Maar bijvoorbeeld ook met oude kabels, die je bewaart ‘omdat ze ooit nog van pas kunnen komen’. Maar inmiddels zo oud zijn, dat die kabels nergens meer voor gebruikt worden", lacht Gideon.
Frisse blik
Toen Gideon begon binnen BiblioNu, waren de voorbereidingen voor de verhuizing al in volle gang. Helpt dat, iemand met een frisse blik op zo’n moment? “Over het stuk waar ik iets over te zeggen heb, ICT en automatisering, heeft dat zeker geholpen”, verklaart Gideon. “Ik heb veel geleerd in een zeer korte tijd. Het is als een snelkookpan. Maar het heeft ook een kant die minder prettig is, want je hebt nog niet helemaal de kaders voor jezelf scherp wat wel en niet bij je functie hoort. We doen veel met weinig mensen in deze bieb. Ik had bijvoorbeeld maar 8 uur in de week voor de verhuizing. ICT en automatisering omvat veel. Dus met vergaderingen erbij, waren die 8 uur zo op. Daarnaast hebben we over meer zaken nagedacht, dan we op voorhand hadden besproken. En dat was niet altijd makkelijk, maar wel goed dat we dat hebben gedaan. Bijvoorbeeld het benoemen van de computers. Maar ook het verplaatsen van het uitleenmeubel en het aanpassen van IP-adressen. Het zijn dingen waar je niet direct bij stilstaat, maar die wel heel belangrijk zijn en waar je beter van tevoren een goed plan bij kan hebben. Achter de schermen gebeurt zo veel meer. En wat bij wijze van spreken het meeste werk kost, zit letterlijk achter het systeemplafond en zie je niet eens! Maar, misschien vanwege mijn frisse blik, ik voelde me wel heel gemotiveerd om dingen meteen goed te willen doen.”
Gideon is als hij terugkijkt ook vooral trots. “We hebben dit als team gedaan en het is heel goed dat we in gesprek zijn gebleven met elkaar. Met elkaar sta je sterker en weet je meer dan alleen. Neem bijvoorbeeld de keuze in de reservatieschermpjes bij de vergaderruimtes. Daar gaat heel veel onderzoek aan vooraf. Of bijvoorbeeld of je wel of niet een extra wifi-punt moet aanleggen. Een webcambalk ja of nee. Er zijn zo veel keuzes die weloverwogen gemaakt moeten worden. Maar dat is ook het mooie aan mijn functie vind ik. Je kan ook net iets verder vooruitkijken. Het zorgt ervoor dat je scherp blijft en opzoek gaat naar eventuele vernieuwingen en verbeteringen. Maar dat is ook meteen een valkuil, omdat het extra werk oplevert en je soms toch uitkomt bij het oude.”
Een verhuisformat
Na de opening heeft de bieb opvallend meer bezoekers gehad dan voorheen en de reacties zijn erg positief. De bieb wordt als ruimer ervaren. Volgens Gideon ligt dit onder andere aan de frisse kleuren en het interieur. “Daarnaast zijn de kasten lager. Dat zorgt ervoor dat de bieb rustiger oogt en dat het overzichtelijker is.”
Of hij dingen nu achteraf anders zou hebben gedaan? “Er is geen verhuisformat. Al doende kom je achter heel veel zaken en staat het met elkaar in verbinding. Ik vond de stille opening heel fijn. Dat je een week kan ervaren hoe de nieuwe locatie voelt. En ook, waar lopen we nog tegenaan. In eerste instantie vond ik dat alles tijdens de opening moest kloppen en werken. Maar dat was allereerst gewoon niet mogelijk. En daarnaast veranderde er nog dingen na de opening. Het is nog niet af en zijn nog steeds dingen aan het verbeteren, onder andere aan de hand van feedback van bezoekers. Zo hebben we gemerkt dat de balie van het Leescafé, die hoort bij de horeca, vaak ook gezien wordt als de balie die hoort bij de bieb. Dus daar gaan we de signing nog op aanpassen. En soms is het uitdagend dat er in het pand ook een fietsenstalling zit. Het gebouw en de fietsenstalling zijn beide van de gemeente. Maar het is belangrijk dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is in het pand. En daar kwamen we pas achter toen we open waren. Want op papier was dit allemaal duidelijk, maar in praktijk loop je dan toch tegen dingen aan, zoals het alarm in verschillende zones en wie verantwoordelijk is voor het schoonmaken van de toiletten.”
Het ICT-stukje na de verhuizing is wat betreft Gideon afgesloten, alleen op gebied van automatisering zijn nog wel stappen te maken. “Zoals bijvoorbeeld handleidingen voor het gebruik van de schermen. Het is mooi om te ervaren en te voelen dat alle medewerkers heel erg trots en blij zijn wat we samen hebben bereikt. Er hangt een hele andere sfeer in dit pand en de nieuwe bieb voelde al snel vertrouwd. Het is een plek die leeft en gevonden wordt door alle inwoners van Venray.”
