Interview Jannie van Vugt, directeur bibliotheek Oosterschelde

Meedenken, uitvoeren en oplossingsgericht werken

Denk terug aan de eerste weken van 2020, vlak voor Corona.  Jannie van Vugt, directeur van bibliotheek Oosterschelde, wilde het bestaande beleidsplan vernieuwen en herijken om zo te komen tot een Visiedocument 2022-2025. Naast medewerkers vond ze het belangrijk vooral ook samenwerkingspartners erbij te betrekken. Cubiss heeft als samenwerkingspartner geholpen met advies, voorbereidingen en uitvoering.

Wat vond u van de samenwerking met Cubiss? 

"Ik was heel blij met de nadrukkelijke rol van luisterend oor die ik op me kon nemen. De toegevoegde waarde was vooral dat Cubiss het hele uitvoerende stuk voor haar rekening nam. Daardoor had ik de luxe om echt goed te kunnen luisteren, ik werd er eigenlijk min of meer toe gedwongen op deze manier en dat was heel positief. De kant van het meeluisteren is dus heel belangrijk geworden. Dat heeft zeker geen schade berokkent, integendeel, het heeft een meer verhalende sfeer opgeleverd. Zo van, luister mee en ervaar wat buiten de wereld van de bibliotheekorgansiatie wordt gezegd! Ook heel fijn dat de hele voorbereiding is gedaan en de enorme kennis en ervaring van Sheila en Lonneke hebben absoluut geholpen. Het was op die manier écht partnerschap! Dat wat Cubiss uiteindelijk opleverde was heel mooi en waardevol, nu moest het alleen nog ONS document worden. Net als bij een Joint Venture. 

In plaats van meerderen uit de organisatie hebben we domeinspecialisten gevraagd erbij te zitten. Dit op basis van de 3 peilers waarop onze bibliotheekorganisatie is ingericht:
- Educatie 0-18 jaar
- Informatie en lezen
- De maatschappelijke bibliotheek (taalvaardigheid/digivaardigheid)

We zijn toen eerst gestart binnen de domeinen, welke belangrijke spelers zijn daar? Daarmee hebben we gesproken. Daarna, is er een afrondende sessie geweest met strategische spelers als Citymarketing Goes, Muziekschool Goes, mensen van welzijnsorganisaties, directeuren van onderwijs, en een regio ambtenaar. De domeinspecialisten hebben nog met de eigen club van stakeholders gesproken om de essentie te verhelderen. Dit alles is verzameld en daarna hebben we een toetsgesprek gehad met een welzijnsorganisatie. Op basis hiervan is de lijn uitgezet voor een visiedocument, dat is gepresenteerd aan de Raad van Toezicht. Uiteindelijk konden we van concept naar het definitieve visiedocument 2022-2025." 

Wat was belangrijk in de gesprekken?

"De 3 brede thema’s dienden als kapstok. Ze zijn meer operationeel gemaakt en herleid naar vragen die niet abstract zijn. Dit vergde wel wat van de voorbereiding en het voorstellen van gesprekspartners aan elkaar. Het ging om gesprekspartners die nooit eerder samen om de tafel hebben gezeten. De vragen 'Wat weet je?' en ‘Hoe heb je het ervaren?’ waren van belang om te levellen. Neem als voorbeeld informatie en lezen en zie een boekhandelaar in gesprek met een dialoognetwerker voor je. Je brengt verschillende werelden bij elkaar. Dat kan veel opleveren, maar dat vergt wel de juiste voorbereiding."

Dit moeten we veel vaker zo doen!

Heeft u nog verrassende inzichten op gedaan?

"Vooral de gesprekken met maatschappelijke partners over welzijn en welbevinden van jongeren, vanuit de participatiegedachte, hebben mij nieuwe inzichten gegeven. Ik bekijk dit maatschappelijke vraagstuk nu niet langer alleen vanuit schoolperspectief. Een hele mooie bijvangst van een andere orde was dat we dit zo veel vaker moeten doen! Normaal komen we elkaar pas tegen het einde van het traject van lange termijnplannen maken, als 80% van een visiedocument is afgerond. Dit was echt de grootste quick win en laat serieus partnerschap zien. Je gebruikt elkaars mogelijkheden en overziet sneller de structuur door eerder met partners om de tafel te gaan. Je wilt het uiteindelijk allemaal goed doen met slechts beperkte middelen. Een mooi voorbeeld in deze is het vormgeven van IDO. Doordat de juridische dienstverlener er eerder bij betrokken was, hadden we voer voor 2 jaar aan activiteiten!"

Is er veel veranderd ten opzichte van het eerdere visiedocument?

"Doel is uiteindelijk om met gemeenten samenwerkingsovereenkomsten te sluiten. Vanuit de intrinsieke behoefte, wat kunnen wij als bibliotheekorganisatie bieden? Als gemeenten dat zien en erin geloven dan helpt dat bij het verkrijgen van benodigde middelen. Wanneer ben je dan tevreden? Veranderingen vergen tijd wanneer ten opzichte van eerdere jaren meer vanuit participatie wordt geprogrammeerd. Later kun je dit pas vertalen naar de operationele organisatie, dan is het zaak om het SMART te maken. Het nieuwe visiedocument sluit goed aan bij  het vorige. Er zijn geen geen grote koerswijzigingen, de hele reis was een bevestiging dat we op de goede weg zijn. Verschil is wel dat waren we bij de vorige visie meer volgend naar het beleid van de gemeente, nu zijn we meer zelf aan zet en is het echt óns verhaal. Nu is het een kwestie van vooral verdiepen en onze rol definiëren. Niet meer ergens aan trekken en sleuren, maar in de uitnodigende en vragende rol komen.  2022 wordt het jaar van borgen, dat deze rol in de mindset van specialisten en alle andere medewerkers komt. Voorbeeld is dat de leesconsulent vraagt 'Wat maakt dat ik jouw onderwijsproces beter maak?' Het wordt ook een tijd van steeds meer verkennen. Klanten die komen en vragen ‘Mag ik hier gebruikmaken van een dialoogtafel?” 

Een prachtig voorbeeld van verrijken, samen stoofperen bereiden én aan taalvaardigheid werken

Wat levert deze nieuwe rol op? 

"De nieuwe bibliotheek in Goes heeft een werkplaats waar ook gekookt kan worden. Een mevrouw uit Goes had een overschot aan peren uit haar boomgaard die ze niet alleen op  wilde eten en waar ze iets mee wilde doen. Of ze gebruik mocht maken van de keuken om al die peren te schillen en te koken… Dat mocht zeker! Mits de mensen die bezig zijn met het beter leren van de Nederlandse taal haar mochten assisteren. Als dat geen mooi voorbeeld is van verrijken! Op een leukere en meer ludieke manier een taal leren is volgens mij niet mogelijk."

Meer weten over wat Cubiss voor jouw organisatie kan betekenen?

Heb je behoefte aan een partner die meedenkt, oplossingsgericht te werk gaat en de handen mee uit de mouwen steekt?  Neem dan gerust contact op met Sheila Schuijffel of Lonneke Jans. 

Achtergrondinformatie

Het plan was de methodiek ‘World Café' te gebruiken. Bij deze methode wordt een grote groep opgesplitst in kleinere groepen en gaan gesprekspartners aan  de hand van diverse thema's, door letterlijk op het tafelkleed opmerkingen te noteren, met elkaar in gesprek. Telkens wordt hierbij plaatsgenomen aan een andere tafel wat zorgt voor verdieping. Alleen toen gooide Corona roet in het eten. Idealiter was het natuurlijk live gegaan en het moest dus anders, maar hoe? Het idee van world café is omgezet naar een online variant via zoom. Bedenk wel, het was de eerste keer op die manier en aan alle kanten een nieuwe ervaring.  In een 9 tal digitale, vrij uitgebreide sessies met groepjes van  5 of max 6 personen zijn de meetings gehouden. Sheila Schuijffel en Lonneke Jans waren afwisselend gespreksleider of maakten aantekeningen. Gesprekken konden worden uitgediept en de kleine groepen maakten dat er heel goed kon worden aangesloten bij wat er speelde. Gezichtsuitdrukkingen waren zichtbaar, mensen werd de ruimte gegeven en voelden zich uitgenodigd het woord te nemen. Dit leverde mooie gesprekken op en écht persoonlijk contact!
Ook werden padlets gebruikt. 

Dit artikel is opgenomen in de Cubissness van november 2021. Artikelen in deze nieuwsbrief zijn: 

Voorwoord: Het bestaande loslaten
Positieve Gezondheid
Interview met Jannie van Vugt, directeur bibliotheek Oosterschelde
Laat je stem horen!
Nieuw: De Cubiss VoorleesTrom
Profile Dynamics
Bibliotheek van de toekomst