Cubiss verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet.
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Cubiss. Cubiss is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen wij dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Cubiss.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren wij uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.
Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst.
Voor andere diensten bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen wij dan eerst uw toestemming voordat wij (meer) persoonsgegevens van u verzamelen of voordat wij gegevens die wij al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap.
Cubiss heeft eigen nieuwsbrieven. Voor het versturen hiervan naar u vragen wij om uw toestemming.
Cubiss verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen wij van de betrokkenen zelf. Uitzondering hierop zijn gegevens die worden verkregen van bibliotheken in het kader van dienstverlening op het gebied van bibliotheekautomatisering, scholen en kinderopvangorganisaties waarmee de Cubiss een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten (o.m. de Bibliotheek op school en ook BoekStart). In dat geval fungeert de Cubiss als verwerker.
Stichting Cubiss Next, als ook in voorkomende gevallen de aan Stichting Cubiss Next gelieerde entiteiten, is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Cubiss heeft gekozen voor een externe functionaris gegevensbescherming.
Functionaris gegevensbescherming in opdracht van Cubiss:
PrivacyCollectief, vertegenwoordigd door dhr. Th. Kusters, directeur
Gerrittenweg 22
5916 SB VENLO.
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.
Dit is uw rekeningnummer en tenaamstelling.
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.
A. Leveren van diensten
A1. Inschrijven in onze systemen
A2. Opmaken van overeenkomst voor het abonnement
A3. Klantenservice
A4. Authenticatie van de klant
A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen
B. Onderzoek en statistiek
B1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio
B2. Analyseren van deze data
B3. Verbeteren van onze website
C. Juridische geschillen
C1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil
Om onze klanten goed te kunnen bedienen hebben wij gegevens nodig voor de volgende doeleinden:
Cubiss gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart Cubiss ter registratie.
Cubiss gebruikt voor het uitlenen van boeken of e-books abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.
Cubiss gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens.
Cubiss maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Cubiss bijvoorbeeld niet aan profiling doet.
Cubiss verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de privacyverklaring van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Cubiss een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals hierboven is duidelijk gemaakt verwerken wij alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren wij verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien wij uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.
Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.
Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren wij de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.
Cubiss vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:
Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@cubiss.nl of bellen met 013-4656700. Ook kunt u hiervoor contact opnemen met onze Privacy Officer, de heer Thijs de Groof via privacy@cubiss.nl
Cubiss vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-perso...
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via:
Cubiss
Statenlaan 4
5042 RX Tilburg
T 013 465 6700 (algemeen)
E info@cubiss.nl
-Privacy officer - Cubiss intern: Thijs de Groof (E privacy@cubiss.nl | 06 20 97 25 78)
-Functionaris gegevensbescherming in opdracht van Cubiss: PrivacyCollectief, vertegenwoordigd door dhr. Th. Kusters, directeur, Gerrittenweg 22 5916 SB VENLO.