Informatie Wet- en regelgeving privacystatement uitgebreid

Cubiss verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet.

Opbouw privacyverklaring

In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Cubiss. Cubiss is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doelen wij dit doen. Ook lichten wij toe voor welke diensten wij de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag wij dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Cubiss.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren wij uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon.

Bent u verplicht om persoonsgegevens te verstrekken?

Ja, in de meeste gevallen wel. Want in veel gevallen is het nodig om uw persoonsgegevens te gebruiken om u de dienst of product te kunnen bieden die u bij ons afneemt. In dat geval is het gebruiken van uw gegevens noodzakelijk voor de overeenkomst.

Voor andere diensten bent u niet verplicht om gegevens te verstrekken. Voor sommige extra producten en diensten zoals onze nieuwsbrief vragen wij dan eerst uw toestemming voordat wij (meer) persoonsgegevens van u verzamelen of voordat wij gegevens die wij al hebben voor andere doeleinden gebruiken dan uitvoering geven aan het lidmaatschap.

Cubiss heeft eigen nieuwsbrieven. Voor het versturen hiervan naar u vragen wij om uw toestemming.

Gegevens verzameld bij anderen?

Cubiss verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken ontvangen wij van de betrokkenen zelf. Uitzondering hierop zijn gegevens die worden verkregen van bibliotheken in het kader van dienstverlening op het gebied van bibliotheekautomatisering, scholen en kinderopvangorganisaties waarmee de Cubiss een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten (o.m. de Bibliotheek op school en ook BoekStart). In dat geval fungeert de Cubiss als verwerker.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

Stichting Cubiss Next, als ook in voorkomende gevallen de aan Stichting Cubiss Next gelieerde entiteiten, is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming?

Cubiss heeft gekozen voor een externe functionaris gegevensbescherming.

Functionaris gegevensbescherming in opdracht van Cubiss:

PrivacyCollectief, vertegenwoordigd door dhr. Th. Kusters, directeur
Gerrittenweg 22
5916 SB VENLO.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?

Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

(categorie 1) Naam en contactgegevens:

Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

(categorie 2) Betaalgegevens:

Dit is uw rekeningnummer en tenaamstelling.

Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen.

A. Leveren van diensten

A1. Inschrijven in onze systemen

A2. Opmaken van overeenkomst voor het abonnement

A3. Klantenservice

A4. Authenticatie van de klant

A5. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen

B. Onderzoek en statistiek

B1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten per regio

B2. Analyseren van deze data

B3. Verbeteren van onze website

C. Juridische geschillen

C1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Om onze klanten goed te kunnen bedienen hebben wij gegevens nodig voor de volgende doeleinden:

het uitvoeren van een overeenkomst en/of inschrijvingen;
het voeren van de administratie en andere activiteiten van intern beheer;
het uitvoeren van functioneel beheer op het bibliotheek systeem
het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
om contact op te kunnen nemen en te reageren op gestelde vragen;
om te informeren over producten, diensten en aanbiedingen van Cubiss;
om nieuwsbrieven per e-mail te kunnen verzenden;
om onze website en dienstverlening te kunnen verbeteren;
om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;
het behandelen van geschillen en het uitoefenen van accountantscontrole.

Op basis van welke grondslagen gebruiken wij uw gegevens?

Toestemming

Cubiss gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag toestemming. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. Deze toestemming bewaart Cubiss ter registratie.

Overeenkomst

Cubiss gebruikt voor het uitlenen van boeken of e-books abonnement met een overeenkomst. Voordat deze overeenkomst tot stand komt wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase.

Taak van algemeen belang

Cubiss gebruikt voor de bibliotheekfuncties op grond van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen persoonsgegevens.

Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming

Cubiss maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Cubiss bijvoorbeeld niet aan profiling doet.

Delen wij de gegevens met andere partijen?

Cubiss zal uw persoonsgegevens uitsluitend met derden delen indien dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Externe partijen die gegevens verwerken doen dit in opdracht van Cubiss.
Cubiss levert geen persoonsgegevens aan derden ter verwerking voor doeleinden van derden.
Cubiss heeft – i.g.v. verwerking van gegevens door een derde, in opdracht van Cubiss - met deze derde verwerkersovereenkomsten afgesloten om uw privacy te garanderen

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Cubiss verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de EU. Aangezien de privacyverklaring van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Cubiss een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals hierboven is duidelijk gemaakt verwerken wij alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren wij verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers en vrijwilligers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien wij uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

(categorie 1) Naam en contactgegevens

Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en twee jaar nadat het lidmaatschap beëindigd is.

(categorie 2) Betaalgegevens

Deze gegevens bewaren wij zolang een klant bij ons ingeschreven staat, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde product of dienst (niet lidmaatschap), bewaren wij de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn.

Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?

Cubiss vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ zijn verschillende formulieren te vinden die hierbij kunnen helpen. Via deze formulieren kunt u gebruik maken van de volgende rechten:

Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
Het recht van beperking: gedurende de periode dat wij bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar info@cubiss.nl of bellen met 013-4656700. Ook kunt u hiervoor contact opnemen met onze Privacy Officer, de heer Thijs de Groof via privacy@cubiss.nl

Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens

Cubiss vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-perso...

Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen via:

Cubiss
Statenlaan 4
5042 RX Tilburg
T 013 465 6700 (algemeen)
E info@cubiss.nl

-Privacy officer - Cubiss intern: Thijs de Groof (E privacy@cubiss.nl | 06 20 97 25 78)

-Functionaris gegevensbescherming in opdracht van Cubiss: PrivacyCollectief, vertegenwoordigd door dhr. Th. Kusters, directeur, Gerrittenweg 22 5916 SB VENLO.

Terug naar de Privacyverklaring van Cubiss.