Blog

Cubiss heeft zich in 2020 o.a. bezig gehouden met het onderwerp Data en hoe dat in de bibiotheek te gebruiken is. Birgit Jacobs van de Nieuwe Veste heeft met collega's Ralph Kruizinga en Jorrit van den Thillart dit gastartikel geschreven om een voorbeeld te geven van hun datagedreven collectiebeleid.

Gedreven door data

Data is het toverwoord van de 21ste eeuw. Ook de bibliotheek verzamelt, analyseert en probeert trends te ontdekken waarmee we onze leden nog beter kunnen voorzien van de boeken die zij willen gaan lezen in de toekomst. Collectioneren is niet alleen nieuwe titels aanschaffen. Collectie-onderhoud kan met behulp van data ook een stuk slimmer worden gedaan.

Data in de aanschaf

Iedere collectiespecialist weet ongeveer wel wat er veel wordt geleend. Die data hebben we allemaal ergens verstopt in ons systeem. Het is de kunst om dit zo effectief mogelijk te ontsluiten. Voor de aanschaf hebben we onze collectie verdeeld in regels. Dan moet je denken aan regels met de titel Romantisch Verhaal, Thriller/detective, Geestelijk leven etc.

De regel Thriller/detective kijkt bv. naar alle romans met het genre thriller, detective of spionage. Voor ieder collectieonderdeel stellen we de gewenste uitleenfrequentie vast. Deze frequentie kan per bibliotheekvestiging anders zijn. Aan de hand van deze gewenste uitleenfrequentie kunnen we uitrekenen hoeveel exemplaren we wekelijks kunnen en moeten aanschaffen per collectieonderdeel, waarbij ook rekening wordt gehouden met het beschikbare budget. De wekelijkse boekaanbiedingen kunnen we sorteren op zo’n collectieregel en zo zien we hoeveel er al is aangeschaft en hoeveel we die week kunnen aanschaffen voor dat collectieonderdeel. De aangeboden titels krijgen ook allemaal een zogenaamde performance-voorspelling (een waardering van 0-100). Op basis van uitleeninformatie uit het verleden wordt voorspeld hoe de titel het zal doen, waarbij recente uitleningen en reserveringen hoger worden gewaardeerd dan oudere uitleningen. We kunnen per auteur, onderwerp, genre etc. snel zien welke titels het goed doen en welke niet.

performance waarde voetbal.jpg
Voorbeeld van performancewaardes voor het onderwerp voetbal

Daarnaast bekijken we wekelijks de aanschafwaarschuwingen die het systeem genereert op basis van titels die veel worden gereserveerd. We hanteren hiervoor een ratio van 5 of meer. Dat wil zeggen dat er per exemplaar van een titel 5 of meer reserveringen moeten zijn. Wanneer een titel bv. 24 reserveringen heeft en we hebben er 5 exemplaren van, dan bestellen we voor deze titel in principe nog niks bij. Wanneer deze titel echter 27 reserveringen zou hebben, dan bestellen we een exemplaar bij.

aanschafwaarschuwing.jpg
Voorbeeld van een aanschafwaarschuwing

Rol van de collectiespecialist

Al deze data is de basis voor het collectieplan en je zou kunnen denken dat een kind de was kan doen. Op basis van informatie uit het verleden, de uitleningen en de reserveringen, wordt per titel door het systeem een voorspelling gedaan. We kijken dan naar het aanbod, de verwachte performance en schaffen vervolgens een paar boeken aan. Het lijkt simpel, maar zoals met zoveel data-gedreven zaken, is het dat niet. Het blijft dus heel belangrijk dat er een collectiespecialist meekijkt die begrijpt wat er achter de cijfers gebeurt zodat er kan worden ingesprongen op de actualiteit. Denk bijvoorbeeld aan de debuten, of, nu zeer actueel, de Sinterklaasboeken. Alle kinderboeken met zwarte piet worden verwijderd uit de collectie, maar er moet wel een behoorlijke nieuwe collectie voor in de plaats komen. We kunnen dan handmatig het aantal aan te schaffen exemplaren voor dit collectie-onderdeel aanpassen.

Data bij het afschrijven

Niet alleen aan de voorkant, bij de nieuwe boeken, is data een belangrijk stuk gereedschap in de kist van de collectioneur. Ook aan de achterkant, bij het afschrijven, biedt data uitkomst. Bij het afschrijven wordt er altijd eerst gekeken naar boeken die niet worden uitgeleend. Elk jaar maken we lijsten per onderdeel van de collectie en op basis van deze lijsten wordt de collectie gesaneerd. Maar ook exemplaren die heel vaak worden uitgeleend kunnen worden gesignaleerd door data, zodat ze kunnen worden beoordeeld en zo nodig vervangen. Deze lijsten kunnen door het systeem worden gegenereerd met een druk op de knop, maar het is uiteindelijk de collectioneur die beslist. Hij of zij bepaalt dat sommige boeken in een bibliotheekcollectie moeten blijven, omdat zij literaire waarde hebben of behouden moeten worden voor het landelijke bibliotheeknetwerk.

Plaats een reactie

Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond.

Laatste blogs van Lonneke Jans