De bibliotheek had duidelijke ideeën over het taakprofiel, maar nog geen scherp beeld van het gewenste persoonsprofiel. Daarom hield de adviseur HRM een aantal verkennende gesprekken met vertegenwoordigers van de betrokken afdelingen. De adviseur vroeg hen hun ideale kandidaat te beschrijven, zodat hij een situatieanalyse kon schetsen. Op basis hiervan en een gedegen functieprofiel is uiteindelijk een grondig werving- en selectietraject uitgezet.

De adviseur HRM maakte duidelijke afspraken met de opdrachtgever over tal van zaken die in dit traject de revue zouden passeren: van het adverteren, de wervingskanalen, het beheer van de sollicitaties, de voorbereiding van de gesprekken, de samenstelling van de commissie, de methodiek voor de gesprekken tot de keuze voor een assessment. Tijdens de sollicitatiegesprekken hield de adviseur HRM nauw in de gaten dat de kandidaten een goed beeld kregen van de uitdagingen van de organisatie en de vacante functie, zodat zij op basis van de juiste informatie afwegingen konden maken.