Convenant gemeente
Wat was de klantvraag?
Een bibliotheek had in een convenant met haar gemeente allerlei afspraken vastgelegd. Deze afspraken waren onder andere voortgekomen uit een extern onderzoek dat de gemeente had laten doen bij de betreffende bibliotheek. In het convenant was bijvoorbeeld opgenomen dat de bibliotheek elk jaar een productbegroting zou opleveren. De bibliotheek schakelde Cubiss in om deze productbegroting aan te leveren.
Wat was de aanpak/werkwijze?
Voordat we aan de slag gingen met de productbegroting, werd een grondige blik geworpen op het convenant en andere beleidsstukken. Uit deze deskresearch bleek dat de gemeente, naast de productbegroting, nog allerlei aanvullende stukken wilde hebben. De adviseur raadde de bibliotheek aan om met de gemeente om tafel te gaan om te bespreken welke informatie de gemeente wenste. Om pas daarna te bekijken welk instrument hiervoor de meeste voordelen zou bieden voor beide partijen.
Wat was het resultaat?
De adviseur arrangeerde een bijeenkomst tussen de gemeente en de bibliotheek. In dit gesprek werd de gemeente gevraagd welke stuurinformatie zij wenselijk vond om de bibliotheek te kunnen beoordelen en om de subsidie op te baseren.
Uit deze eerste bijeenkomst bleek dat de gemeente eigenlijk niet bekend was met het fenomeen productbegroting. De adviseur kon hierover direct uitleg geven. Uiteindelijk bleek dat informatiebehoefte op een heel andere manier kon worden ingevuld. Er werd gekozen voor een ander sturingsinstrument: het formuleren van prestatie-indicatoren waar de gemeente en de bibliotheek zich veel meer mee konden identificeren.
