Werken met vrijwilligers - 5 bibliotheken wisselen ervaringen uit

Verslag Intervisiebijeenkomst Coördinatoren vrijwilligers

Op donderdag 1 december kwam een groep van 5 'coördinatoren vrijwilligers' en 2 adviseurs van Cubiss bijeen in een eerste intervisiebijeenkomst over het thema werken met vrijwilligers. De coördinatoren van Bibliotheek VANnU, Bibliotheek de Kempen, Bibliotheek Den Bosch, Bibliotheek Midden Brabant en Theek 5 waren aanwezig. Lees hier het verslag.

Het ontstaan van de intervisie ligt bij de VIB-dag die Cubiss in mei 2016 had georganiseerd (verslag: http://www.cubiss.nl/vrijwilligers). Een aantal vrijwilligerscoördinatoren had aangegeven het op prijs te stellen met andere vakgenoten te kunnen praten over het vrijwilligerswerk binnen de bibliotheken. Samen kennis delen, succeservaringen en aandachtsgebieden bespreken.

Aandachtsgebieden

Tijdens de eerste intervisiebijeenkomst beginnen we met een voorstelronde waarbij iedereen ook een aandachtsgebied aangeeft waar men tegen aan loopt bij het werken met vrijwilligers binnen hun bibliotheek. Het blijkt allereerst dat een coördinator vrijwilligers binnen een bibliotheek, althans binnen deze groep, een functie is die je uitvoert naast een (aantal) andere taken.

De vraagstukken waar de coördinatoren tegenaan lopen zijn divers: hoe pak je het beste de werving en selectie van vrijwilligers aan, vooral als je te maken hebt met verschillende typen/functies? Hoe zorg je als coördinator voor het aansturen van de vrijwilligers? Doe je dat zelf of is dat weer belegd ? Bij andere collega’s? Hoe ga je om met werkzoekende vrijwilligers waarvan je verwacht dat zij niet lang zullen blijven werken voor je bibliotheek? Hoe ziet een goed waarderings- of beloningsbeleid eruit?

Op een aantal van deze thema’s zijn we al meteen ingegaan:

Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid is een levend document; je moet het regelmatig herschijven en aanpassen. Een beleid dat twee jaar oud is, is vaak al verouderd.

Op de informatiebank van Cubiss staan voorbeelden van beleid: van voorbeeldovereenkomsten en tips voor het maken van een vacaturetekst tot richtlijnen voor het maken van vrijwilligersbeleid. Er zijn diverse word-documenten die gemakkelijk aan te passen zijn aan je eigen situatie: http://www.cubiss.nl/werkenmetvrijwilligers-informatiebank.

Draagvlak

De groep coördinatoren is het erover eens dat het belangrijk is dat er meer draagvlak komt voor het thema vrijwilligers binnen de bibliotheken. Het gaat er dan om dat bij bijvoorbeeld de directie dit thema hoger op de agenda staat en meer prioriteit heeft. Dit komt dan daarna tot uiting in bijvoorbeeld meer uren voor een coördinator vrijwilligers, maar ook in verdere besluitvorming van een organisatie en het besef en draagvlak onder de medewerkers. Manieren die de coördinatoren aandragen om het draagvlak te vergroten is om het op de agenda te zetten van bijvoorbeeld een provinciaal directeurenoverleg. Daarnaast is verdere aandacht voor dit thema ook altijd goed, zodat het besef er steeds meer komt dat dit een thema is dat prioriteit heeft.

Werkzoekende vrijwilliger

Medewerkers zoeken ontzorging op de werkvloer, dus een vrijwilliger die bijvoorbeeld samen met hen werkt of een taak overneemt. Het inwerken van een vrijwilliger kost tijd en moeite. Dat is niet erg, maar hoe ga je ermee om als je weet dat de kans erin zit dat een vrijwilliger maar kort blijft (werkzoekend). Ga je daar dan als organisatie in investeren?

In de maatschappij zie je dat dit soort vrijwilligers steeds vaker voorkomen. Dit kunnen ofwel geleide vrijwilligers zijn, die ‘verplicht’ vrijwilligerswerk doen. Ofwel vrijwilligers die met het vrijwilligerswerk ook (werk)ervaring op willen doen. Dit type vrijwilliger is ook terug te zien in het model dat Cubiss ontwikkelde van 5 typen vrijwilligers, zie longread en klik dan op het blokje dat staat bij ‘directeur Marco’, dan zie je het model van de 5 typen vrijwilligers met uitleg: http://cubiss-longread.nl/vrijwilligers/

Beloningsbeleid

Beloningsbeleid helpt om ervoor te zorgen dat je je als coördinator niet bij elke situatie en elke vrijwilliger opnieuw af moet vragen of en welk presentje iemand krijgt of hoe er omgegaan wordt met bijvoorbeeld scholing.

Afspraken

Omdat de intervisie als zeer nuttig is ervaren hebben we afgesproken om de intervisie verder voort te zetten met een frequentie van één keer per maand en een duur van 3 uur per keer (bijvoorbeeld inclusief lunch). De eerstvolgende keer is bij Bibliotheek Midden Brabant. We sturen een datumprikker voor het prikken van de datum. De coördinatoren van andere Brabantse bibliotheken zijn hier ook van harte voor uitgenodigd.

Neem voor meer informatie contact op met Lonneke Jans.