Datum

Publieksdienstverlening van het Regionaal Historisch Centrum Limburg in 2020

Vraaggesprek met directeur Lita Wiggers 30 juni 2016 (verslag)

Iedereen die bij het Rijksarchief of het Gemeentearchief ook maar enigszins denkt aan stoffigheid, die moet voor straf maar eens naar het Regionaal Historisch Centrum Limburg (RHCL). Nou ja…voor straf…die term is volledig misplaatst. Dit wordt onmiddellijk duidelijk zodra je ook maar één stap binnenzet in het prachtige historische en smaakvolle vernieuwbouwde kloostercomplex aan de Sint Pieterstraat, hartje centrum Maastricht. En al helemaal wanneer je welkom wordt geheten door een gastvrije, gedreven en bruisende directeur – zeg maar gerust organisatieambassadeur – als Lita Wiggers.

rhcl-2.jpgWe zijn te gast bij het RHCL om in een gesprek in te zoomen op de nota Visie Publieksdienstverlening – perspectief 2020. Cubiss is begin 2016 gevraagd om deze nota te realiseren; adviseur Ivette Sprooten heeft de begeleiding gedaan. “De digitalisering van onze samenleving vraagt om een andere oriëntatie. En we willen de publieksvraag sterker voorop zetten; we zijn er namelijk voor het publiek”, verklaart Lita Wiggers. In een gesprek met Lita staan we stil bij het hoe en waarom van de nota en met name bij de accenten die hier voor de organisatie uit naar voren komen voor de komende jaren.

Een uitgebreid netwerk aan opdrachtgevers en belanghebbenden

Het RHCL is het resultaat van een fusie tussen het Rijksarchief in Limburg en het Gemeentearchief in Maastricht en is hét kenniscentrum voor archief- en historisch onderzoek in Limburg. Het RHCL verzamelt, beheert en presenteert archieven en collecties van Limburgse instellingen en particulieren. “Onze activiteiten voor het Rijksarchief en de gemeente Maastricht gebeuren op basis van een Gemeenschappelijke Regeling. Het provinciearchief beheren we op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de Provincie Limburg, legt Lita uit.

“Dit doen we ook voor de gemeenten Eijsden-Margraten, Valkenburg a/d Geul en Vaals. Voorheen betaalde het Rijk het provinciale archief, maar sinds een bestuursakkoord uit 2012 betaalt de Provincie dit zelf, op basis van een DVO”. Naast overheidsarchieven heeft het RHCL ook particuliere archieven (niet-overheidsarchieven) in huis, zoals van bedrijven, families, kloosters en bijvoorbeeld het bisdom. “Al met al een heel netwerk aan opdrachtgevers en belanghebbenden.” Ook internationaal timmert het RHCL aan de weg, onder meer binnen de Euregio: een samenwerking tussen de organisaties uit Nederland, België, Duitsland én Limburg. “Het bewijst maar weer dat Limburg het centrum van alles is…!”.

Zonder passie word je geen archivaris

Belangrijk uitgangspunt is dat de archieven openbaar zijn. In principe althans, want er zijn wel een paar uitzonderingen, met name vanwege de privacy van nog levende personen, zoals politieverhoren en rechtbankverslagen. Maar verder is alles beschikbaar voor het publiek.

“Overigens doen we veel meer dan beheren. Ons werk bestaat uit verzamelen, beheren en presenteren van archieven. Ook hebben we collecties, bestaande uit handschriften, (land)kaarten, affiches, bidprentjes,  tekeningen, foto’s. Zo hebben we een hele verzameling historische foto’s van de Staatsmijnen/DSM collectie. En we publiceren ook nog wel inventarissen. Dit laatste is ook werk van een archivaris. Zonder passie kun je dit vak niet uitoefenen. De (universitaire en HBO-) opleiding tot archivaris is vaak een kopstudie. Medewerkers doen zelf aan onderzoek en publiceren in bundels, tijdschriften, proefschriften en houden lezingen en verschijnen in radio- en tv-programma’s”.

Vooral die verhalen waar je niet naar op zoek was maar die wel naar boven komen, dat is prachtig!
Lita Wiggers, directeur RHCL

“Mooi aan ons vak zijn ook de sprokkelverhalen. Dit zijn de onverwachte verhalen die naar boven komen, informatie waar we op stuiten in onze dagelijkse zoektocht naar verhalen uit het verleden. Er ontstaan nieuwe verhalen door deze vondsten uit het verleden. En vooral die verhalen waar je niet naar op zoek was maar die wel naar boven komen, dat is prachtig”.

Kiezen als kerncompetentie

Tegelijkertijd sta je als archivaris steevast voor dilemma’s, gewoonweg omdat je niet alles kunt bewaren! Selecteren en waarderen (“eigenlijk moet de volgorde anders…”, aldus Lita) betekent kiezen; kiezen wat je wel en dús wat je niet bewaart en beschikbaar stelt. “In die zin zijn archivarissen ook wel meesters in vernietigen”, stelt Lita. “Maar ze weten wat ze doen!”

Waarom de nota “Visie Publieksdienstverlening – perspectief 2020”?

Lita Wiggers: “De – wettelijk verankerde – hoofdtaak van het RHCL is en blijft het blijvend bewaren en beschikbaar stellen van archieven en collecties. Van oudsher gebeurt dit fysiek, maar hier zit wel de grote verandering. Parallel aan de fysieke wereld voltrekt zich de digitalisering van de wereld waar wij in leven. Uiteraard bewegen we hier al volop in mee. Het RHCL is in die zin een hybride organisatie: we werken fysiek en digitaal. Maar op het digitale vlak hebben we nog flinke slagen te maken; daar liggen grote uitdagingen voor ons. En vooral ook heel veel kansen. We moeten zaken veranderen, innovatief werken, denkbeelden en ervaringen ophalen uit andere sectoren. En we moeten meer met de ogen van de klant naar onze organisatie en dienstverlening kijken. Dit zijn belangrijke inhoudelijke pijlers onder de visienota”.

Belangrijke ontwerpeisen voor het RHCL bij de totstandkoming van de visienota waren:

  • Schrijven van een visienota mét het RHCL en niet vóór het RHCL.
  • Input van buitenaf: gebruikmaken van de visie van vreemde ‘frisse’ ogen. Zo heeft het RHCL haar licht opgestoken bij andere archieven, maar ook buiten de sector. Op deze manier is het RHCL ook bij Cubiss terecht gekomen.
  • Begeleiding door een deskundige op het gebied van strategie- en beleidsontwikkeling, die de ontwikkelingen die we doormaken en de archiefterminologie (her)kent; die soortgelijke ontwikkelingen heeft doorgemaakt en die ook de omgeving – het krachtenveld binnen Limburg – kent.

Eyeopeners

De visienota Publieksdienstverlening is geschreven als bouwsteen voor het meerjarenbeleidsplan 2017-2020. De nota heeft het RHCL een aantal eyeopeners opgeleverd die zeker een beslag gaan krijgen in het beleid en de organisatie de komende jaren:

  • Eén van de parels van het RHCL is de studiezaal; de prachtige Minderbroederskerk, een plek voor publiek en professionals om archiefonderzoek te kunnen doen. Vooralsnog gebeurt dit vooral fysiek, met papieren bronnen en microfiches. Hier is veel winst te behalen door bezoekers meer digitale faciliteiten te bieden. Gewerkt wordt aan een volwaardig virtuele studiezaal, met een samenstel van ICT-functionaliteiten ter ondersteuning van archiefonderzoek;
  • Het denken in communities gaat aan belang winnen. Dus minder denken in doelgroepen en zenden van boodschappen, en meer op zoek gaan naar kringen met gemeenschappelijke interesses en belangen en die willen helpen bij het vormgeven van een creatief idee of het teweeg brengen van een innovatieve verandering;
  • Vergroten van exposure door het structureler en slimmer inzetten van social media;
  • Linked open data worden belangrijker. De gedachte achter Linked Open Data is het vergroten van de vindbaarheid en het gebruik van datacollecties, om informatie te kunnen presenteren op elke plek waar men zoekt. Informatie komt naar de gebruiker toe in plaats van andersom. Zo zijn verschillende gedigitaliseerde bronnen in één keer te doorzoeken en vindt de gebruiker meer dan in de afzonderlijke bronnen.

Lita Wiggers: “Al met al biedt de visienota een mooie opstap naar verbetering en innovatie, waar we nu al in werkgroepen concreet mee aan de slag zijn. Het maken van de nota was ook een mooi en goedgeslaagd traject. De keuze voor Ivette Sprooten / Cubiss bleek een gelukkige. De frisse blik van buiten, de vergelijkbare ervaringen vanuit een andere sector en de kennis van het Limburgse (erfgoed)speelveld, pakten goed uit….en dat binnen de gestelde planning, en dat is ook niet onbelangrijk!”.

Met deze vleiende woorden – en nog een blik in de prachtige studiezaal – gingen we huiswaarts. Nou ja niet helemaal. Door de middagzon en de mooie Maastrichtse binnenstad was de verleiding niet te weerstaan om een drankje te nuttigen op het terras van het gezellige café-restaurant Sjiek, direct naast het RHCL gelegen. Iets wat Lita Wiggers niet onopgemerkt was gebleven: “Proost!”, hoorden we Lita met een lach roepen vanuit het raam van haar fraaie werkkamer, op het moment dat wij het glas heven op een goed verlopen en inspirerend gesprek!

Ivette Sprooten en Thijs de Groof, adviseurs bij Cubiss.

Naar overzicht Actueel en Blogs >>